REUNIÕES PRODUTIVAS. COMO FAZER?
Nesse momento milhões de reuniões estão sendo realizadas no mundo todo, apesar de muitas pessoas acharem desnecessárias, elas continuam sendo um fator fundamental de integração das pessoas e da troca de experiências entre elas, principalmente no ambiente corporativo, onde fazem parte da rotina no dia a dia.
Mas sendo realizadas com critérios bem detalhados e da necessidade bem definida da realização delas, tem como se tornarem indispensáveis.
Reunião – um evento
A reunião, no ambiente de trabalho, é um evento que tem como objetivo a troca de ideias, encaminhamento de uma proposta qualquer, negociação de pendências, etc. Qualquer que seja o objetivo, deve-se entendê-la como evento no sentido de organização.
Os profissionais devem ficar atentos às oportunidades. E reuniões são oportunidades. São momentos em que é possível surpreender e encantar chefias ou conquistar o respeito dos colegas. Uma permite que um profissional possa se destacar ao apresentar um argumento, uma apresentação, um projeto, uma sugestão ou uma ideia. A reunião pode fazer a diferença em sua carreira; por se diferenciar nela você pode ascender profissionalmente.
A pauta
A pauta deve ser feita antecipadamente e, conforme o objetivo da reunião, deve ser passada aos participantes, deixando espaço para inserir tópicos de interesse. Se um assunto sugerido para entrar na pauta não for relativo ao tópico do dia, pode-se incluí-lo na próxima reunião. Projetos a serem debatidos podem ser enviados para uma leitura prévia, estudo ou parecer; quando os participantes conhecem com antecedência, podem analisar previamente informações que facilitarão discursões e tomadas de decisão.
A pauta é o assunto da reunião, a relação de temas a serem discutidos.
Junto com ela é necessário definir:
- O objetivo da reunião;
- Uma agenda de tarefas a serem realizadas antes da reunião;
- O papel da cada participante na reunião.
Reunião – posicionamento
Você pode fazer das reuniões oportunidades de desenvolvimento. Fomentar a objetividade, a clareza, o discernimento, o senso de equipe e, sobretudo, evidenciar a contribuição de cada participante para o sucesso da empresa. A troca, o aprendizado e a confraternização entre colegas também são importantes.
Reuniões são momentos poderosos para comprometer pessoas para grandes desafios; estar juntos é uma forma de responsabilizar a todos pelos resultados e estimular a cada um dar apoio aos colegas.
Reunião- reflexão
É surpreendente como certos profissionais tratam reuniões com total displicência. São diretores que convocam reuniões sem definir objetivo, gerentes que realizam encontros para apresentação de resultados sem que isso se efetive ou quando as metas não são cumpridas. São reuniões vagas, em que nada acontece. Nenhum estímulo para os que superam as metas, nenhuma cobrança para os que nada produzem. Outras vezes, um número excessivo de participantes que nem imaginam porque estão presentes. Em outras, a falta de comunicação é incrível.
Preparar-se para uma reunião do mesmo modo que se faz para uma apresentação em público, essa seria a atitude de um profissional que marca presença.