Por Adelmo Freire
“ REUNIÕES PRODUTIVAS”
As reuniões podem ser os meios de comunicação mais importantes e criativos no ambiente de trabalho. Mas também podem ser completa perda de tempo. Você tem o poder de decidir qual desses casos vai ocorrer.
Qual o propósito das reuniões?
Muitas reuniões se transformam em perda de tempo porque não tem propósito claro. Reunir-se implica em interação e colaboração com outras pessoas. Se suas reuniões são todas sobre passar ou atualizar informações, então considere a possibilidade de usar outros meios para isso, como boletins internos, e-mails e canais digitais. Para que se estabeleça uma colaboração útil, você precisa determinar:
Qual é o objetivo? Sem um propósito ou finalidade, a reunião não tem razão de ser.
Há uma maneira melhor? Fazer uma reunião é, de fato, a única forma de fazer isso? O mesmo objetivo não poderia ser atingido melhor por meio de um telefonema, chamada de vídeo ou mesmo através de algum documento.
Qual é a pauta?
Sem pauta, os participantes não têm como ter a certeza sobre a finalidade é a estrutura da reunião.
Por falar em pauta da reunião, destaco cinco pontos que são importantes para uma análise da necessidade do encontro:
- Qual é o assunto da reunião
- Quem abrirá os trabalhos
- Quem estará presente
- Quem fará as primeiras sugestões e observações
- Quanto deverá durar a reunião
Todas as pessoas certas estão presentes?
Se faltar uma pessoa chave, a reunião provavelmente gerará outra. Verifique a disponibilidade das pessoas antes de começar a reunião.
Os participantes estão preparados?
Comunique previamente o objetivo e a agenda da reunião, enfatizando a importância da contribuição de cada participante e o que se pode esperar deles. Deixa clara a expectativa, e eles chegarão à reunião foçados e prontos para apresentar um bom desempenho.
Os participantes estão cientes da importância de um resultado?
Assegure-se de que todos compreendam quais serão as consequências se a reunião não der resultado.
É muito importante procurar chegar a uma decisão em cada reunião, pois um dos maiores problemas das reuniões é que elas podem atrapalhar a visão das verdadeiras metas, o que significa muitas vezes que elas não são levadas a sério. Se todas as pessoas envolvidas perceberem quais serão as consequências caso a reunião não produza uma decisão, a verdadeira importância do encontro ficará mais clara. Isso também ajudará a reduzir o número de reuniões que resultam na decisão de convocar outras.
Para terminar, um alerta, saiba que as pessoas menos produtivas geralmente são as mais favoráveis a que se façam reuniões.